In de Brabanthallen vindt twee keer per jaar het KNMP Congres (Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie) plaats. Dit evenement bestaat uit een beurs overdag met ‘s avonds een borrel met een optreden. Op de beurs komen circa 2500 gasten, dit zijn genodigden maar ook bezoekers uit de kaartverkoop. De feestavond is alleen voor genodigden, dit zijn ongeveer 2000 gasten. Het was een avond met twee bands en een dj. Hieronder wordt beschreven, vanuit de vier facilitaire diensten, wat er voor dit evenement georganiseerd was. Dit om een beeld te geven wat de mogelijkheden zijn die er worden aangeboden.
Catering
Het KNMP maakt veel gebruik van de catering mogelijkheden van de Brabanthallen. De gehele dag waren er verschillende stands waar de gasten koffie, thee, verse limoen/munt water en een brownie konden krijgen (standaard ontvangst). Natuurlijk was er ook een lunch. Naast de koffie buffetten waren van tevoren al streetfood buffetten geplaatst. Hierop werden alle (luxe) broodjes en salades geplaatst en daarnaast werden er ook sappen, frisdranken en mueslirepen aangeboden. Het KNMP had namelijk gekozen voor de maatwerkmogelijkheden, zodat er voor ieder wat wils was. Aan het eind van de middag werden de koffie buffetten vervangen door drank buffetten. Er volgde namelijk een afsluitende borrel. De borrel bestond uit het complete assortiment frisdranken, bier (0.0 en speciaal), wijnen en niet te vergeten: de luxe hapjes. Ook hier werd er gekozen voor de maatwerkmogelijkheden. Na de borrel bleven alleen de genodigden over, deze mochten op de feestavond blijven. Voordat de feestavond begon, was er een diner die gepresenteerd werd in buffetvorm. De organisatie van het KNMP koos voor de standaard buffetten met vega optie en de bijbehorende standaard dranken. Tijdens het feest konden de gasten kiezen uit een uitgebreid drankenbuffet (maatwerk optie), waarbij er verschillende borrelhapjes werden geserveerd, bestaande uit de standaard optie.
Schoonmaak
De schoonmaak was geregeld door de Brabanthallen. Voor het evenement waren alle hallen, de zaal waar het congres werd gehouden en alle sanitaire voorzieningen grondig schoongemaakt. Dit betekent dat er geen vuil, bacteriën en andere ongedierte aanwezig waren. Het KNMP had ervoor gekozen om ook tijdens het evenement schoonmaak in te huren via de Brabanthallen. Naast de standaard schoonmaak werd er ook voor de maatwerk optie gekozen. Er werden tijdens het evenement drie schoonmakers ingehuurd om de sanitaire voorzieningen schoon te houden en drie keer gedurende het evenement grondig te reinigen. Ook werden de tafels na elke maaltijd schoongemaakt en werden de vloeren gedurende het evenement goed schoongehouden. Daarnaast koos het KNMP ervoor om de catering afval door de Brabanthallen weg te gooien.
Safety & Security
Vanuit het Safety & Security team van de Brabanthallen werd er geadviseerd om 25 beveiligers in te zetten voor het evenement van het KNMP. Deze beveiligers zorgden ervoor dat de doorstroom van de gasten goed verliep. Bij de ingang werden de gasten gecontroleerd door middel van een visitatie. De beveiligers surveilleerden tijdens het evenement in alle hallen. Na afloop werd er geëvalueerd met de organisatie en er werden verbeteringspunten besproken voor de volgende editie.
Audiovisuele voorzieningen
Voor het event was een licht- en geluidsplan gemaakt door de specialist van de Brabanthallen. Deze was perfect afgestemd op het doel en de doelgroep van KNMP. Het podium had een afmeting van zeven bij vier meter en was afgerokt met zwart doek. Aan de achterkant van het podium was een groot scherm waar tijdens het congres de powerpoints van de sprekers op werden afgespeeld. Tijdens de feestavond werden hierop beelden passend bij de band en dj op afgespeeld. Tijdens deze dag waren er overdag twee licht- en geluidstechnicussen aanwezig, ‘s avonds vier en bij de op- en afbouw van het evenement waren er totaal 4 licht- en geluidstechnicussen aan het werk. De verlichting die aanwezig was bestond uit: 20 hanglampen, 6 grondspots en een volgspot. Door het licht en geluid goed op elkaar en het evenement af te stemmen was er een gepaste sfeer op het event.
Maak jouw eigen website met JouwWeb